De huidige inventarisatie van de archieven van de gemeente Dodewaard is op verzoek van het plaatselijk bestuur door Proffile b.v. in februari 1997 van start gegaan. Al direkt bleek dat de bij de inventarisatie van 1926 ingepakte en van titels en registratienummers voorziene bescheiden voor het overgrote deel nimmer meer waren uitgepakt, en dus ook niet meer geraadpleegd. De door Pos in 1926 gehanteerde ordeningsmethode was simpel, maar afdoende. De categorieën van stukken voorzag hij van een letter en volgnummer. Daardoor kon men onder de letter F de financiën aantreffen. F1 betrof dan de begroting, en F2 de gemeenterekening. Onder de letter B vond men de bevolkingsadministratie en belastingen, en onder C de correspondentie (Cl: ingekomen stukken; C2: indicateurs; C3: alfabetische klappers; C4: registers van uitgaande stukken, en C5: openbare bekendmakingen). Dit systeem van ordening leverde geen problemen op, omdat de stukken over een bepaald onderwerp zoveel mogelijk bij elkaar werden gehouden. Daardoor zijn er dan ook weinig losse stukken in het archief aanwezig.

Bij de huidige inventarisatie is een voor een gemeentelijke administratie gebruikelijk ordeningsschema gehanteerd. Dit betekent, dat een hoofdverdeling is gemaakt tussen de stukken van algemene aard en de stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen. Onder de eerste categorie vallen de vergaderstukken, besluiten, gemeenteverslagen en correspondentie. Ten aanzien van de correspondentie is een tweedeling aangebracht, waarbij de caesuur bij het jaar 1920 is gelegd. De correspondentie van vóór dat jaar werd op volgorde van binnenkomst ingeschreven in agenda's ('indicateurs'), en voorzien van een volgnummer. Op de stukken zelf werd het volgnummer ook geplaatst. Aldus ontstond een chronologische ordening van stukken op datum van binnenkomst. Van de uitgaande stukken werden nog geen afzonderlijke minuten of doorslagen bewaard, maar werden deze (gedeeltelijk) afgeschreven in de zgn. 'correspondentieboeken': de registers van uitgaande stukken.

Om het terugzoeken te vergemakkelijken werden bij de ingekomen stukken in de agenda's een kenmerk (onderwerp) gezet, die niet alleen de doorname van de agenda's vereenvoudigde, maar ook werd gebruikt voor de vervaardiging van een alfabetische klapper. Van deze klappers is een kleine serie bewaard gebleven die tot het jaar 1898 doorloopt.

Met ingang van het jaar 1920 is men gestopt met de puur chronologische ordening en is men overgegaan op een rubriekenstelsel, waarbij per rubriek-of onderwerp-een jaarlijkse agenda werd bijgehouden, waarachter de desbetreffende stukken in chronologische volgorde werden geplaatst. Bovendien werden de minuten (in de eerste maanden van 1920) en doorslagen (vanaf midden 1920, toen de typmachine in Dodewaard zijn entree maakte) van uitgaande stukken bij de ingekomen stukken geplaatst. Dit maakte het gebruik van de correspondentieboeken overbodig. Een nadeel van het rubriekenstelsel is de weinig consequente begripsafbakening. Menig onderwerp leent zich voor een rangschikking onder meer dan één rubriek. Bovendien herbergen een aantal rubrieken meer onderwerpen, dan men op grond van de rubrieksnaam zou verwachten. Dergelijke problemen zijn voor een deel opgelost in bijlage 3, waarin men onder een aantal van de meest gebruikte rubrieksnamen een nadere toelichting aantreft. Bij de inventarisatie zijn gemakshalve de afzonderlijke rubrieken veelal in beschrijvingseenheden van meer dan één jaar bijeengeplaatst.

De correspondentie uit de periode 1920-1940 besloeg oorspronkelijk een ordnerlengte van 14 strekkende meter, waarvan na herverpakking 10 meter zuivere lengte is overgebleven. Van deze 10 meter archief is ca. 3,5 meter voor vernietiging in aanmerking komend materiaal afgevoerd. Behoudens de door te grote waterschade als verloren beschouwde of anderszins vernietigde stukken was deze correspondentieserie nog nooit door de secretaris geschoond.

Daardoor heeft hij vrijwel geen uitvoering gegeven aan de bijvoorbeeld in 1928 vastgestelde ministeriële richtlijnen voor de vernietiging van gemeentelijke archiefbescheiden. *  De thans wel toegepaste selectiecriteria zijn echter niet al te streng aangehouden, omdat daardoor het gemis van de notulen van de gemeenteraad vanaf 1934, en die van het college van B&W vanaf 1922 enige mate wordt verzacht. De zich onder de correspondentie bevindende gemeenteverslagen, landbouwverslagen en bouwvergunningsstukken zijn bij de inventarisatie er uitgelicht en aan apart aanwezige series toegevoegd. De verzameling bouwvergunningen uit de periode 1904-1940 is voorzien van een specificatie in bijlage 1. De hinderwetvergunningen zijn gespecificeerd in bijlage 2. Doordat deze vrijwel, in zijn geheel zijn ingebonden in de besluitenregisters, zijn ze niet als aparte serie gearchiveerd.

De totale omvang van de geïnventariseerde archieven bedroeg bij aanvang van de werkzaamheden 38 strekkende meter. *  Na opschoning door verwijdering van vernietigbare stukken, zoals circulaires, geleidebrieven, lege invulstaten en voor kennisgeving ontvangen stukken, resteert thans ca. 32 strekkende meter archief. De kleine archiefjes (uitgezonderd het archief van de ambtenaar van de burgerlijke stand) bestrijken na opschoning te zamen niet meer dan 0,65 meter van het genoemde getal van 32 meter.

De oudst bewaarde stukken in het archief van het gemeentebestuur betreffen twee gedrukte uitgaven uit 1811 die in de inventaris onder de documentatie zijn terug te vinden. De eerste echte archiefstukken vormen evenwel de gemeenterekening met de bijlagen over het jaar 1812. Aangezien de registers van de ambtenaar van de burgerlijke stand in 1811 starten, en zijn activiteiten deel uitmaken van het gemeentelijke takenpakket, is het startjaar 1811 aangehouden. Het jaar 1940 geldt formeel als eindjaar van de inventarisatie, omdat de gemeente met ingang van 1 januari 1941 is overgeschakeld op een zaaksgewijze ordening van ambtelijke stukken. Als uitgangspunt diende in het vervolg de zgn. basis-archiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (code VNG). Het verschil met de verlaten ordeningsmethode lag daarin, dat de ingekomen en doorslagen (en later ook de fotokopieën) van uitgaande stukken niet meer per jaar en op onderwerp bijeen werden gehouden, maar per zaak en over de tijdslengte die deze betrof. Het archief vanaf 1941 wordt gemakshalve aangeduid als 'nieuw archief'. Het inmiddels statische gedeelte van het nieuw archief (1941-ca.1985) kent een eigen inventaris en inventarisnummering op de bewaarde dossiers (dossier-inventaris).

Een strikte scheiding kon niet bij het jaar 1940 worden aangebracht. De serie openbare bekendmakingen, het jongste presentieregister voor de raadsvergaderingen en de stukken met betrekking tot de evacuatie van de burgerbevolking lopen bijvoorbeeld nog door tot in 1941; tot het jaar waarin op last van de bezetter in Nederland de gemeenteraden werden ontbonden. Bovendien is de kadasteradministratie, die vanaf 1942 is bewaard, bij de onderhavige inventarisatie betrokken. Omdat ook de kleinere archiefjes in dit werk zijn opgenomen, waarvan de bescheiden tot 1970 bewaard zijn gebleven, is dit jaar als feitelijk eindjaar aangehouden. Ten aanzien van deze laatste categorie kan nog worden opgemerkt, dat de stukken van het Levensmiddelenbedrijf voor het overgrote deel vernietigbaar waren, waardoor is afgezien van een inventarisatie als afzonderlijk archief. De twee inventarisdelen die voor bewaring in aanmerking kwamen zijn thans ondergebracht onder 'Maatschappelijke zorg', in het archief van het gemeentebestuur.

De geïnventariseerde archieven zijn alle in beginsel openbaar. Een uitzondering vormt het Archief van de Gemeentelijke Instelling voor Maatschappelijke Zorg. De privacy-gevoelige stukken van voornamelijk jongere datum vormden aanleiding tot een beperking van de openbaarheid van dit archief. *  Zij, die dit archief wensen te raadplegen dienen een aanbevelingsbrief van een erkend wetenschappelijk instituut te overleggen, waarin wordt aangetoond dat zulks in het kader van een wetenschappelijk onderzoek wordt verlangd. Omdat de relevantie van de toepassing van de hierop betrekking hebbende wetsregel met het jaar zal afnemen, zal in de toekomst deze maatregel worden bijgesteld of afgeschaft.