Alle bestanden

Tijdens de inventarisatie werden stukken uit het archief vernietigd volgens de daarvoor (nog) geldende vernietigingslijst, zoals die is vastgesteld door de ministers van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, d.d. 22-8-1983 en Binnenlandse Zaken, d.d. 7-11-1983. Conform artikel 48 van de Archiefwet 1995 blijft deze vernietigingslijst van kracht tot zij wordt vervangen door selectielijsten, waartoe artikel 5 van deze wet de zorgdrager verplicht. Wel is soms bewust van vernietiging van stukken afgezien alhoewel ze op de vernietigingslijst voorkomen, omdat ze van historisch belang voor de streek werden geacht. Van de vernietiging van de bescheiden is een verklaring opgemaakt.

Bij overbrenging van het archief van de archiefruimte in het gemeentehuis te Brakel in 1994 naar de centrale archiefbewaarplaats van het Streekarchief Bommelerwaard besloeg het archief ca. 60 m. Hoewel een aanzienlijke hoeveelheid archiefbescheiden uit het archief is vernietigd, is door betere materiële verzorging, bijvoorbeeld het uitvouwen van militieregisters, de omvang van het archief nauwelijks verminderd. De totale omvang na inventarisatie met de bestaande bergingswijze bedraagt 58 m.

In de loop van de periode 1811-1955 werd het archief door de gemeentelijke administratie op verschillende wijzen geordend. Vooral ten aanzien van de correspondentie heeft men verschillende ordeningswijzen gehanteerd.

1811-1929:
Van 1811 tot en met 1929 werden stukken geordend volgens een agendastelsel. Dat wil zeggen, dat de correspondentie chronologisch in postinschrijvingsregisters (agenda’s) werd geregistreerd, terwijl de stukken zelf in chronologische series werden bewaard. Als toegang op de agenda’s werden alfabetische indexen aangelegd.

1930-1940:
Van 1930-1940 werd een rubriekensysteem gebruikt: de correspondentie werd gesorteerd volgens een schema van rubrieken (onderwerpen) en op onderwerp opgeborgen. In een postinschrijvingsregister werd de correspondentie chronologisch per onderwerp geregistreerd. Het rubriekensysteem, waarmee men in 1930 begon, was tamelijk grofmazig en blijkbaar voelde men in 1935 de behoefte om wat verder uitgesplitste rubrieken te gebruiken. Zo bleek het bijvoorbeeld nodig om de rubriek Armwezen verder uit te splitsen in verschillende subrubrieken. Een probleem bij het gebruikte rubriekensysteem is, dat de rubrieken elkaar niet geheel uitsloten met als gevolg dat stukken over een bepaald onderwerp nu eens in de ene en dan weer in de andere rubriek worden aangetroffen. Zo konden stukken betreffende steunverlening soms worden ondergebracht bij armenzorg, soms bij landbouw (steun aan boeren), soms bij werkverschaffing, soms bij volkshuisvesting, etc. Hoewel dit rubriekenstelsel tot 1941 is gebruikt, werd het postinschrijvingsregister vanaf april 1938 om onbekende redenen niet meer bijgehouden. 40)

1941-1955:
Vanaf 1941 tot aan de opheffing van de gemeente in 1955 werd gebruik gemaakt van een zaaksgewijze ordening volgens de Basis-archiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Het essentiële verschil met de ordening volgens het rubriekensysteem is de zaaksgewijze ordening. Bij het rubriekensysteem wordt op een bepaald onderwerp geordend: bijvoorbeeld alles over armenzorg komt chronologisch in één map. Bij zaaksgewijze ordening worden de stukken over elke armlastige afzonderlijk bij elkaar gehouden. Per onderwerp zijn er dus meerdere dossiers, die elk betrekking hebben op één specifieke zaak. In de praktijk bleek echter, dat de gemeente deze ordening eigenlijk meer gebruikte als een rubriekensysteem: stukken werden vaak toch op onderwerp in een omslag verzameld.

Daarbij moet nog worden opgemerkt, dat geen van de ordeningen volledig consequent werd toegepast. Gedurende de periode van het agendastelsel en die van het rubriekenstelsel werd bijvoorbeeld de correspondentie betreffende de financiële administratie gedeeltelijk bij de financiële series bewaard. Incidenteel werden ook brieven over een bepaald onderwerp uit de serie ingekomen stukken genomen om een bepaald dossier te vormen.

Gezien de aanwezigheid van algemene series, die niet naar specifieke onderwerpen konden worden uitgesplitst, naast zaaks- en onderwerpsgewijze geordende stukken, lag een gebruikelijke hoofdindeling van de inventaris in ’Stukken van algemene aard’ en ’Stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen’ voor de hand. Ten aanzien van de onderbrenging van de stukken uit het vrij grofmazige rubriekensysteem zijn verschillende mogelijkheden overwogen.

1. De per rubriek gerangschikte bundels verspreiden over de diverse onderwerpen van de hoofdrubriek ’Stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen’. Het voordeel van deze benadering is dat de stukken over bepaalde onderwerpen zoveel mogelijk bij elkaar staan. Dat voordeel is echter maar betrekkelijk, omdat een onderzoeker er toch altijd op bedacht moet zijn ook de algemene series, zoals notulen en ingekomen stukken van voor 1930 te raadplegen. Probleem bij deze benadering is bovendien, dat de rubrieken, zoals die in de jaren 1930-1940 werden gebruikt grofmazig waren en meerdere (sub)rubrieken van de Basis-archiefcode van de VNG bestrijken. Gevolg hiervan zou zijn, dat een groot aantal verwijzingen zou moeten worden aangebracht of veel subtitels met de weinig zeggende aanduiding ’Algemeen’.

2. De per rubriek gerangschikte bundels uit elkaar halen en de stukken zoveel mogelijk zaaksgewijze ordenen en beschrijven. Dit zou echter zeer veel tijd kosten. Bovendien zou daarmee de door de administratie aangebrachte orde niet worden gerespecteerd en nauwelijks meer in de inventaris zichtbaar blijven.

3. Ten slotte is er voor gekozen om de correspondentie uit de periode van het rubriekensysteem als zodanig bij elkaar te laten en op te nemen in de hoofdrubriek ’Stukken van algemene aard’. Daarbij zijn de door de administratie gebruikte namen en nummers van de rubrieken aangegeven, aangevuld met enkele trefwoorden, die de inhoud van de rubrieken wat nader aanduiden. Wel zijn enkele series uit het rubriekensysteem afgezonderd, met name de afgegeven bouw- en hinderwetvergunningen en de aan- en verkopen van onroerende goederen, dit om de toegankelijkheid van deze veel geraadpleegde reeksen te vergroten. Verder is steeds bij de verschillende onderwerpen in de inventaris aangegeven, waar voor de periode 1930-1940 gezocht moet worden.

Aanwijzingen voor de gebruiker

Aanvulling:
In 2005 is deze inventaris overgezet in een ander databasesysteem, zodat het mogelijk werd gemaakt de inventaris ook op de website van het Streekarchief Bommelerwaard te doorzoeken. Bij die gelegenheid zijn enkele beschrijvingen van latere aanwinsten toegevoegd. Uit de inventaris zijn de illustraties en de verhelderdende schema's uit de inleiding komen te vervallen. Raadpleeg daarvoor de gedrukte inventaris uit 1998. Eind 2013 is deze inventaris geconverteerd naar Mais Flexis het door het Regionaal Archief Rivierenland gebruikte inventarisatiesysteem.