Digitaal overheidsarchief
Voor digitaal archief hebben we een elektronisch depot ingericht: het e-depot. In het e-depot slaan we alle digitale overheidsinformatie op die bewaard moet worden. Vanuit het e-depot is die informatie ook voor altijd en voor iedereen te bekijken.
Overheden zijn in Nederland volgens de Archiefwet verplicht om na twintig jaar te bewaren documenten (ook wel archiefbescheiden genoemd) over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Volgens de Archiefwet gaat het over: “bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten”. ‘Ongeacht hun vorm’ houdt dus in dat het kan gaan over analoge charters, omslagen, foto’s, documenten, dossiers, etc., maar ook over digitale bestanden met hun metadata. En waar we al sinds ons ontstaan in 1961 analoog (papieren) archief in ons beheer hebben, zien we de afgelopen jaren steeds meer digitaal archief aangeboden worden.
Eigenlijk is het opslaan van digitale archieven in een e-depot niet heel anders dan het opslaan van papieren (analoge) archieven in een fysiek depot. Dezelfde stappen worden doorlopen: archief wordt aan ons aangeboden, wordt geregistreerd, krijgt een veilige plaats in het depot en wordt van daaruit beschikbaar gesteld voor gebruik. Hoe deze stappen worden ingevuld verschilt wel iets van papieren archief.
Voor het veilig opslaan, beheren en beschikbaar stellen van digitaal archiefmateriaal maken we gebruik van de e-depot softwareoplossing van DE REE Archiefsystemen, binnen hun MAIS-archiefbeheersysteem. Wij gebruiken dit systeem ook voor het beheren van onze analoge archieven en collecties. Hierdoor kan iedereen, ongeacht de vorm, zoeken in onze archieven. Wel zo handig.
Overbrengen en uitplaatsen
Digitaal archief kan worden uitgeplaatst of overgebracht naar het e-depot bij het RAR. Bij uitplaatsing blijft het zorgdragerschap en de verantwoordelijkheid van de informatieobjecten bij de klantorganisatie en is het archief nog niet openbaar. De ambtenaren zijn de belangrijkste toekomstige gebruiker. Daarom kunnen naast procesgebonden metagegevens bijvoorbeeld ook logging-metada relevant zijn. Bij overbrenging hoeven alleen de metagegevens gemigreerd te worden die relevant zijn voor duurzame toegankelijkheid.
Documenten van de rijksoverheid die blijvend bewaard moeten worden, maar nog niet de overbrengingstermijn van 20 jaar hebben bereikt, kunnen vervroegd worden overgebracht. Dit is mogelijk wanneer alle dossiers in het archief zijn afgesloten en niet meer regelmatig door ambtenaren geraadpleegd hoeven te worden. Op overgebracht archief is het openbaarheidsregime van de Archiefwet van toepassing.
Goede, geordende en toegankelijke staat
Artikel 3 van de Archiefwet 1995 schrijft voor dat overheidsorganen verplicht zijn de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Een goede staat slaat in deze context op de bestands- en compressieformaten die door ons e-depot worden opgenomen en beschikbaar gesteld. In principe is elk bestandsformaat in ons e-depot te preserveren. Is een bestandsformaat niet te openen of bekijken op onze website, dan is het via download beschikbaar.
De ordening van digitaal archief heeft te maken met de aggregatieniveaus binnen een dataset en de wijze en kwaliteit van die ordening. Ook houdt het in dat er waardering en selectie op het archief is toegepast en er geen archief tussen zit dat al vernietigd had moeten worden. Ook moet er voor toekomstig te vernietigen archief een bewaartermijn, en dus een vernietigingsdatum, geregistreerd zijn.
De toegankelijkheid van digitaal archief heeft hier te maken met de aanwezigheid van een bepaalde set metagegevens. Die moet onder andere de openbaarheid van de bestanden en de doorzoekbaarheid van het archief waarborgen.
Aansluiten bij het e-depot
In de nieuwe Archiefwet, die naar verwachting in 2025 wordt ingevoerd, wordt de overbrengingstermijn van archief teruggebracht van 20 jaar naar 10 jaar. Na deze termijn is de archiefvormende overheidsorganisatie verplicht het archief over te brengen naar een archiefbewaarplaats.
De procedures van overbrenging en uitplaatsing zijn altijd maatwerk. Er is voorwerk nodig voordat we de gegevens kunnen verwerken in het e-depot: analyses, gebruikersonderzoeken en controles. Door het voorwerk aan het begin van het traject, kunnen verwerkingen later in het traject grotendeels geautomatiseerd gebeuren. Ook streven we hierbij naar zoveel mogelijk standaardisatie.
Op de KIA-pagina, speciaal bedoeld voor medewerkers van aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, lees je meer over de minimale metadata die nodig zijn voor overbrenging en uitplaatsing. Neem voor meer informatie contact met ons op.