Openbaarheid

Het Regionaal Archief Rivierenland hecht grote waarde aan goede, toegankelijke archieven die gratis te raadplegen zijn. Het beheer en de openbaarheid van archieven wordt geregeld in allerlei wetgeving. Naast een algemene wet, de Archiefwet, zijn er een groot aantal afzonderlijke wetten en regelingen. Enkele belangrijke wetten die de openbaarheid van archiefstukken regelen hebben wij hier ter informatie bijeengebracht.

Overheidsarchieven (gemeente, gemeentelijke instellingen, waterschap)

In algemene zin is de Archiefwet 1995 van toepassing op de archieven van gemeenten. Behoudens uitzonderingen bedraagt de openbaarheidstermijn 20 jaar, waarna de archieven binnen 10 jaar overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats.

Particuliere archieven (privé-personen, verenigingen, stichtingen, kerkgenootschappen)

De Archiefwet is niet van toepassing op particuliere archieven. Bij schenking of inbewaringgeving worden afzonderlijke afspraken gemaakt die voorzover mogelijk wel de overheidsrichtlijnen volgen. Van veel kerkelijke archieven is de openbaarheid beperkt tot 50 jaar.

Burgerlijke Stand

Veel onderzoekers doen onderzoek naar de geschiedenis van personen. De openbaarheid van de akten van de Burgerlijke Stand is geregeld in het Artikel 17a Burgerlijk Wetboek Boek 1. Geboorteakten zijn openbaar na 100 jaar, huwelijksakten na 75 jaar en overlijdensakten na 50 jaar.

Bevolkingsadministratie: bevolkingsregisters en persoons- en archiefkaarten

De openbaarheid van bevolkingsregisters over de periode 1810-1938 is beperkt in zoverre deze gegevens kan bevatten van nog levende personen. Door de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming sinds 25 mei 2018 kunnen niet zomaar alle gegevens en alle bijbehorende bestanden getoond worden. Op de registers van het RAR zit een filter dat gegevens van en bestanden met persoonsgegevens van inwoners alleen toont indien ze meer dan 110 jaar geleden geboren zijn.

Persoons- en archiefkaarten uit de jaren 1938-1994 zijn niet zondermeer openbaar. Kaarten van voor 1 oktober 1994 overleden personen zijn opvraagbaar bij het Centraal Bureau voor Genealogie in Den Haag. De openbaarheid is geregeld in de Regeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, in het bijzonder in artikelen 53. Een persoonskaart is openbaar na overlijden. De kaart is dan echter nog niet volledig openbaar en enkele vakken (adres, religie en vakken met aantekeningen 23, 24 en 35) moeten dan worden afgeplakt.

Notariële akten

Voor de akten van notarissen en de repertoria (toegangen) daar op is de openbaarheid geregeld in de Wet op het notarisambt 1999: artikel 59 lid 1. Akten zijn openbaar na 75 jaar, met uitzondering van testamenten die pas na 100 jaar openbaar zijn.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Naast de openbaarhied van het archiefstuk heeft het archief ook te maken met de Europese regeling omtrent het beschikbaarstellen van nog levende natuurlijke personen, kortweg de AVG. Dit kan betekenen dat sommige bescheiden die persoonsgegevens bevatten alsnog niet ter inzage gegeven kunnen worden.